0174 - 38 68 01
Gildestraat 215, 2671 BW Naaldwijk
Opleidingen in professioneel
en persoonlijk leiderschap

Word de beste leidinggevende van het bedrijf.

Communiceren via de telefoon

24 maart 2020

Vanmiddag was op de radio dat we vanuit ons thuisquarantainekantoor vooral veel meer met elkaar zijn gaan bellen.

Vandaar dat we het vandaag met je willen hebben over die telefoongesprekken.
Want daar gaat ook nog wel eens het één en ander mis 😉

De meest gemaakte fout is dat je denkt dat ‘even een telefoontje’ zo simpel is als het klinkt. En dat is het niet.

Als je belt, heb je maar één zintuig waarmee je alle informatie ontvangt. Nou hoeven we je dat niet uit te leggen, maar wellicht dat je nog nooit stil hebt gestaan bij het gevolg daarvan.

Normaal gesproken neem je allerlei informatie waar en in real life gesprekken gebruik je daar ten minste jouw ogen én jouw oren voor.
Op het moment dat je telefonisch met iemand een gesprek voert, ben je volledig aangewezen op jouw oren om alle informatie die je nodig hebt te ontvangen – en dat zijn ze niet gewend.

Net zoals jouw brein niet zo gewend is om de dingen die je ziet te negeren en juist heel veel aandacht te besteden aan de dingen die je hoort. Zeker in deze smartphone-maatschappij komt het overgrote merendeel van de informatie visueel binnen en daar is ons hoofd dan ook het best in getraind.

Wanneer je dan ineens een (belangrijk) telefoongesprek gaat voeren, vraag je jouw brein dus iets te doen waar hij helemaal niet zo geoefend in is.

Om de kans zo groot mogelijk te maken dat je het gesprek succesvol weet af te ronden, is het belangrijk dat je je beter voorbereidt dan je normaal misschien zou doen. Zo doe je alvast een stukje van het denkwerk vooraf en heeft jouw brein wat extra capaciteit tijdens het bellen.

Gelukkig is dat helemaal niet ingewikkeld en hoeft het ook helemaal niet lang te duren.

De dingen die je voor jezelf duidelijk wil hebben zijn
– Waar bel ik voor / wat wil ik bereiken met dit telefoontje?
– Hoe ga ik mijn boodschap brengen / heb ik nog een soort extra inleiding nodig?
– Waar bevindt de ander zich en hoe gaat hij mijn belletje ontvangen / hoe anticipeer ik daar op?

Vooral die laatste vraag is cruciaal en wordt vaak vergeten.

Terwijl je geen idee hebt of die ander het allemaal onder controle heeft en achter z’n laptop zit, of dat er net een huiskamercrisis is uitgebroken en jouw beoogd gesprekspartner halsoverkop moet ingrijpen.

Behalve dat je je van tevoren instelt op de verschillende mogelijke scenario’s, is het ook handig dat je tijdens het telefoontje heel goed oplet op de stem van de ander en je aanpast aan de dingen die je hoort.

Een simpele methode om aan te sluiten op jouw gesprekspartner is door in hetzelfde tempo als de ander te gaan ademen – net zo snel of langzaam. Dit geldt dan natuurlijk automatisch ook voor jouw spreeksnelheid: die laat je overeenkomen met die van de ander.

Daarnaast kan het natuurlijk ook nooit kwaad om in te spelen op de dingen die je aan de andere kant van de lijn hoort gebeuren. Als iemand afgeleid klinkt, vraag dan gewoon eens of het misschien beter uitkomt als je over een kwartiertje (of een moment dat jou ook past) terugbelt 😉

Veel belplezier en tot morgen!

PS:
Een hele andere mogelijkheid is dat je die ander überhaupt niet te spreken krijgt, maar dat je wordt doorverbonden met de voicemail. Dan is het belangrijk dat je jezelf ‘aanzet’: zorg dat je stem helder en energiek klinkt en dat jouw boodschap duidelijk en kort is.
Bijvoorbeeld: ‘Hoi, met <naam>, ik bel je omdat <de reden dat je belt>.’ Vervolgens sluit je af met, zo nauwkeurig mogelijk, welke reactie je van de ander verwacht: ‘Wil je me vanmiddag terugbellen? Ik ben tot 14u goed te bereiken.’

<< volgende
alle artikelen
vorige >>

Abonneer je op onze wekelijkse tips voor leidinggevenden. 

“Dank voor de wederom heerlijke e-mail.”

“Ik geniet van elke mail die ik van jullie krijg.”

Wij werken samen met onder meer:

Op deze website worden er cookies gebruikt voor het analyseren en verbeteren van het gebruik van de website. Accepteer Cookies